تعلم مديرية التكوين في الدكتوراه والبحث العلمي والتطوير التكنولوجي والابتكار والترقية المقاولاتية، كافة الآساتذة والطلبة، بأن إيداع الملفات الموجهة للهيئات العلمية ( اللجنة العلمية للقسم- والمجلس العلمي) يكون على مستوى القسم الذي ينتمي إليه اللجنة العلمية، وهذا قصد تسجيلها ودراستها من قبل اللجنة العلمية قبل تحويلها للمجلس العلمي للبث فيها.